Politica de confidențialitate

Versiune în vigoare — 17 septembrie 2026.

Operatorul serviciului

YLU CARGO SRL · CUI 43998029Nr. Reg. Com. J2021000536014EUID ROONRC.J2021000536014Sediu: Str. Nouă nr. 217A, Loc. Lâncrăm, Mun. Sebeș, jud. Alba, cod poștal 515801, Româniacontact@vidimoapp.com

1. Cine răspunde de prelucrare

YLU CARGO SRL este operator pentru relația comercială, cererile de demo și administrarea/securitatea propriului serviciu. Pentru documentele și datele angajaților sau partenerilor introduse de o companie client, clientul stabilește scopurile și este operator, iar YLU CARGO SRL lucrează în numele său ca persoană împuternicită. Acordul de prelucrare a datelor (DPA) face parte din Termeni.

Pentru întrebări și exercitarea drepturilor: contact@vidimoapp.com. Dacă cererea privește documentele unei companii client, te ajutăm să ajungă la operatorul competent, fără să divulgăm datele altui client.

2. Datele site-ului și ale corespondenței

La accesarea site-ului, infrastructura primește adresa IP, data și ora, ruta solicitată și informații tehnice despre browser/dispozitiv. Aceste date servesc livrării paginii, prevenirii abuzurilor și diagnosticării. Nu există formular de lead-uri, newsletter, publicitate comportamentală sau pixel de marketing în codul site-ului.

Dacă trimiți un e-mail, primim adresa, numele, compania, mesajul și eventualele atașamente furnizate de tine. Folosim aceste date pentru răspuns, organizarea demonstrației și discuția comercială, nu pentru înscriere automată la marketing.

Temeiul pentru securitate și corespondența cu reprezentanții companiilor este interesul legitim de a proteja și desfășura activitatea (art. 6 alin. (1) lit. f GDPR), cu evaluarea intereselor persoanei. Demersurile cerute de o persoană fizică pentru propriul contract se bazează pe art. 6 alin. (1) lit. b; evidențele impuse legal, pe lit. c.

3. Datele aplicației și sursele lor

Aplicația prelucrează identitatea și e-mailul utilizatorului, parola în formă hash, compania, rolurile, departamentul și istoricul de acces/decizii. Documentele pot conține date de furnizori și persoane de contact, identificatori fiscali, linii și valori de facturi/comenzi, recepții, plăți înregistrate, contracte și atașamente.

Sursele sunt utilizatorii autorizați ai clientului, documentele transmise de client, SPV autorizat și datele publice ANAF pentru identificarea firmelor. Scopurile sunt executarea fluxurilor, controlul accesului, trasabilitatea și suportul. Clientul stabilește temeiul pentru datele pe care le gestionează; nu presupunem consimțământul tuturor persoanelor din documente.

AI, când este configurat și folosit, transmite furnizorului informațiile necesare analizei facturii și, pentru analiza contractuală, textul sau PDF-ul contractului și datele asociate. Nu este corect să se considere că documentele rămân numai în baza SQL.

4. Furnizori tehnici și alți destinatari

Microsoft Azure găzduiește resursele principale ale aplicației, API-ul, baza SQL, stocarea documentelor și telemetria în regiunea West Europe.

Cloudflare — [DE VERIFICAT]: entitatea contractantă, locațiile de prelucrare, DPA-ul și mecanismele aplicabile eventualelor transferuri.

Brevo — [DE VERIFICAT]: entitatea contractantă, locațiile de prelucrare, DPA-ul și mecanismele aplicabile eventualelor transferuri.

Anthropic — [DE VERIFICAT]: entitatea contractantă, locațiile de prelucrare, DPA-ul și mecanismele aplicabile eventualelor transferuri.

Aceștia sunt furnizorii integrați în cod sau în livrarea site-ului; nu listăm servicii doar planificate. ANAF este o autoritate/sursă și destinatar al comunicațiilor SPV, nu un subprocesator comercial Vidimo. Datele se pot comunica autorităților când există o obligație legală. Nu vindem datele personale.

Nu afirmăm o destinație sau un mecanism de transfer pentru furnizorii marcați [DE VERIFICAT] până la confirmarea documentelor contractuale.

5. Cât timp păstrăm datele

Datele clientului sunt păstrate pe durata contractului. După încetare, clientul are 30 de zile pentru export; la finalul acestei ferestre, datele active sunt șterse în următoarele 30 de zile. Dezactivarea unui cont înainte de încetarea contractului nu echivalează cu ștergerea documentelor și a jurnalului de audit.

Copiile Azure SQL expiră potrivit politicii Azure configurate: restaurare point-in-time 7 zile, copii săptămânale 12 săptămâni, lunare 12 luni și anuale 7 ani. Copiile rămase după ștergerea datelor active sunt izolate și expiră prin rotația Azure; nu sunt folosite pentru activitatea curentă.

Clientul este responsabil pentru arhivarea documentelor pe termenele cerute de legislația fiscală, contabilă sau de altă natură. Vidimo nu înlocuiește arhiva legală a clientului.

6. Drepturile tale

În condițiile GDPR poți solicita acces, rectificare, ștergere, restricționare și portabilitate; te poți opune prelucrării bazate pe interes legitim. Dacă o prelucrare se bazează pe consimțământ, îl poți retrage fără efect retroactiv. Drepturile nu sunt absolute și nu înlătură obligațiile legale de păstrare.

Trimite cererea la contact@vidimoapp.com. Putem cere informații proporționale pentru verificarea identității; nu trimite din proprie inițiativă copii de acte. Termenul obișnuit de răspuns este o lună, cu prelungirea motivată permisă de GDPR. Poți depune plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro) și te poți adresa instanțelor.

7. Securitate și decizii automatizate

Codul include separare pe tenant, autentificare, permisiuni, hash-uri de parolă și audit. Nicio măsură nu elimină toate riscurile. Nu trimite prin e-mail parole, tokenuri SPV sau documente excesive.

Serviciul include rutare, matching și reguli automate de închidere a documentelor; observațiile AI sunt auxiliare. Acestea nu sunt prezentate ca evaluări ale persoanelor. Dacă un client folosește rezultatele pentru decizii cu efecte juridice asupra persoanelor, trebuie să stabilească informarea, temeiul și garanțiile aplicabile, inclusiv intervenția umană.